La conférence se réunit sur convocation de son président qui en fixe l'ordre du jour après consultation des comités de gestion.

Le secrétariat de la conférence est assuré par les services du préfet de la région Réunion.

La conférence ne peut valablement délibérer si plus de la moitié des membres en exercice ne sont pas présents. A défaut, elle peut être reconvoquée dans les quinze jours. Elle délibère alors quel que soit le nombre de membres présents.